ความสำคัญของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

ความสำคัญไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ เป็นเทคโนโลยีการสื่อสารอย่างหนึ่งที่เกิดจากการเชื่อมต่อ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ นิยมเรียกสั้นๆ ว่า อีเมล์ มาจากภาษาอังกฤษคำว่า อิเล็กทรอนิกส์เม(E-mail = Electronic Mail) หรือเรียกว่า จดหมายอิเล็กทรอนิกส์

มีลักษณะการรับและส่งข้อมูลเหมือนกับการติดต่อสื่อสารประเภทจดหมาย คือ มีการพิมพ์ ข้อความผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์แล้วแปลงเป็นสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์แทนการเขียนข้อความลงในกระดาษ แล้วใช้การส่งข้อมูลผ่านทางระบบเครือข่ายจากเครื่องคอมพิวเตอร์หนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งแทนการส่งจดหมายผ่านทางไปรษณีย์

ขอดีและข้อจำกัดของไปรษีย์อิเล็กทรอนิกส์

ข้อดีของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย มากกว่าการติดต่อสื่อสารด้วยประเภทอื่นๆ เนื่องจากสามารถรับหรือส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว สามารถส่งข้อมูลในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น ข้อมูลตัวอักษร ภาพ เสียง และภาพเคลื่อนไหว ไม่จำกัดเวลา ระยะทาง หรือสถานที่ในการติดต่อสื่อสารผู้ใช้สามารถเลือกใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในเวลาและสถานที่ใดก็ได้เพียงแต่ต้องมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อระบบเครือข่ายกับ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ต้องการส่งหรือรับข้อมูลนั้น ไม่จำเป็นต้องเปิดหรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ตลอดเวลาเพื่อรอรับข้อมูล เนื่องจากข้อมูลที่ได้รับจะถูกเก็บไว้ในเมล์เซิร์ฟเวอร์ เมื่อผู้ใช้ต้องการดูข้อมูลก็เพียงเชื่อมโยงไปยังเมล์เซิร์ฟเวอร์นั้น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ในการติดต่อสื่อสาร ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องเดิม สามารถส่งเมล์ไปหาผู้รับได้หลายคนพร้อมๆ กัน ในกรณีที่ข้อมูลที่ต้องการส่งเป็นข้อมูลเดียวกัน เช่น ข้อมูลแจ้งกำหนดการประชุม กฎระเบียบในการใช้ห้องคอมพิวเตอร์ ผู้ส่งสามารถส่งข้อมูลได้ทีละหลายๆ คนในครั้งเดียว ไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลไปทีละคน เก็บข้อมูลที่ส่งได้ตามความต้องการ โดยอาจเก็บไว้ในเมล์เซิร์ฟเวอร์นั้นๆ หรือดาวน์โหลดมาไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง ข้อมูลที่ได้มีความเป็นส่วนตัว เนื่องจากผู้ใช้จะมีรหัสส่วนตัวในการใช้บริการไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ผู้รับสามารถนำข้อมูลที่ได้มาแก้ไขหรือนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้ ไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลนั้นใหม่ โดยข้อมูลที่ได้รับทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์สามารถนำมาจัดทำในรูปแบบเอกสารสิ่งพิมพ ์ มีการแจ้งรายละเอียดและบันทึกข้อมูลได้ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น จำนวนข้อมูลทั้งหมด ข้อมูลใดที่เปิดใช้งานแล้วหรือยัง ไม่ได้เปิดใช้งาน ใครเป็นผู้ส่ง และส่งข้อมูลมาในเวลาใด

ข้อจำกัดของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์

ผู้ใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ต้องมีความรู้ทางคอมพิวเตอร์ เช่น การใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ การเชื่อมต่อระบบเครือข่าย การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของเว็บไซต์ที่สมัครเป็นสมาชิก เป็นต้น ผู้ใช้ต้องมีอีเมล์แอดเดรส จึงจะสามารถใช้งานไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ได้ เครื่องคอมพิวเตอร์เสี่ยงกับการติดไวรัส เนื่องจากไวรัสคอมพิวเตอร์จะมากับจดหมายหรือข้อมูลที่ส่งมาก เมื่อผู้ใช้เปิดอ่านจดหมายนั้นก็จะทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ติดไวรัสคอมพิวเตอร์ได้ ข้อมูลที่ส่งไปอาจไม่ได้เปิดอ่านในทันที เนื่องจากข้อมูลที่ส่งไปจะไปอยู่ในที่ให้บริการจนกว่าผู้ใช้จะเปิดอ่านข้อมูลนั้น ซึ่งผู้ใช้หลายๆ คนอาจจะไม่ตรวจสอบว่ามีข้อมูลใหม่ในไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ทุกวันเป็นผลให้ข้อมูลตกค้างและล่าช้า ขาดความน่าเชื่อถือ เนื่องจากปัจจุบันข้อมูลที่ส่งผ่านทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์สามารถรับและส่งได้จากทุกคนทั่วโลก ข้อมูลที่ได้รับจึงไม่น่าเชื่อถือเท่าที่ควร ไม่มีความแน่นอน ซึ่งขึ้นอยู่กับเมล์เซิร์ฟเวอร์ที่ให้บริการ หากเมล์เซิร์ฟเวอร์นั้นเกิดชำรุดเสียหาย หรือปิดให้บริการ ข้อมูลต่างๆ ที่อยู่ในเมล์เซิร์ฟเวอร์นั้นก็จะหายไปด้วย

การสนทนาผ่านเรือข่าย

การถ่ายโอนแฟ้มข้อมูล

การถ่ายโอนแฟ้มข้อมูล (File Transfer Protocol : FTP)

                ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ กับเครี่องคอมพิวเตอร์
กระทำได้โดยง่าย ไม่ว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งสองนี้จะอยู่ห่างกัน เพียงใดก็ตาม เพียงแต่ผู้ใช้ใช้คำสั่งในการ ถ่ายโอน
ข้อมูลในเครือข่าย (FTP) ก็สามารถ คัดลอกแฟ้มที่ต้องการได้ การโอนย้ายแฟ้มข้อมูลที่มักจะพบบ่อย ๆ แบ่งออกเป็น
2 ประเภท คือ การโอนย้ายจากเครือข่ายคอมพิวเตอร์มายังคอมพิวเตอร์ส่วนตัว (Download) และการ โอนย้ายแฟ้ม
ข้อมูล จากคอมพิวเตอร์ของเราไปยังคอมพิวเตอร์หลักในระบบเครือข่าย (Upload) ได้ทั่ว

ประวัติความเป็นมาของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

            ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์มีขึ้นในปี ค.ศ. 1971 โดยนาย  Roy Tomilison เป็นผู้คิดค้นซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการรับ – ส่งข้อมูลในรูปแบบของอีเมล์ ขึ้นมาได้เป็นคนแรก ซึ่งขณะทำงานอยู่ที่ Bolt Beranek ad Newman (BBN)      ด้วยการใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว บรรดาวิศวกรของ BNN สามารถส่งข้อความไปยังคนอื่นๆได้ โดยข้อความที่ส่งออกไปนั้นจะถูกเก็บไว้ใน Mailbox ของผู้รับ แต่ดูเหมือนว่าประโยชน์การใช้งานนั้นยังไม่มีมากนักเพราะข้อจำกัดในการใช้งาน ในส่วนของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช่ส่งข้อความและใช้ในการเปิดอ่าน Mailbox นั้นจะต้องเป็นเครื่องเดียวกัน

การทำงานของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

           เป็นระบบที่บุคลากรในหน่วยงานของจังหวัด สามารถติดต่อสื่อสารกันโดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยศูนย์ปฏิบัติการจังหวัดจะเป็นผู้แจกจ่าย E-mail address ให้กับบุคคลภายในหน่วยงานของจังหวัด ซึ่งลักษณะการใช้งานจะเป็นลักษณะของ Web Application สามารถใช้บริการ Web mail Application ได้ในลักษณะดังต่อไปนี้
        1.สามารถส่ง E-mail ไปยังผู้รับที่อยู่ในเครือข่ายของจังหวัด หรือผู้รับที่อยู่ภายนอกเครือข่ายของจังหวัดได้
        2.มีระบบบัญชีรายชื่อส่วนตัว (Address book) ที่สามารถเลือกส่ง E-mail ได้
        3.ในการส่ง E-mail สามารถแนบแฟ้มข้อมูลที่ต้องการส่งไปได้
        4.สามารถลบ E-mail ที่ไม่ต้องการออกได้
        5.สามารถใช้งานร่วมกับระบบงานสารบรรณได้